Claves para el uso del correo electrónico

Uno de los objetivos del administrador de sistemas es entregar a los usuarios de Correo Electrónico (Correo-e), herramientas prácticas que les permitan reforzar en su quehacer, la ética; responsabilidad; eficiencia; colaboración y productividad personal y colectiva, a través de la aplicación de “buenas prácticas” en el uso de este instrumento corporativo de comunicación.

Aunque el Correo-e es un medio informal, se deben seguir ciertas reglas básicas de “etiqueta”, toda vez que se trata de comunicación entre personas.

La primera y más básica regla de etiqueta en el Correo-e es la misma que las interacciones cara a cara o por teléfono: Muestre consideración por la persona que recibe su mensaje.

Antes de enviar su mensaje, tómese algunos segundos para evaluar el impacto que tendrá en su compañero, proveedor o cliente.

Si cree que tendrá un efecto negativo o uno distinto del espíritu original de su mensaje, tómese unos minutos para replantearse, cambiarlo o escribirlo completo de nuevo.

Incluso considere NO enviar un determinado mensaje.
Aprenda la diferencia entre “necesito saber” y “me gustaría saber”. Elija lo que corresponda antes de escribir un mensaje.


Buenas prácticas
Las sugerencias que leerá a continuación, le ayudarán a escribir Correo-e, mejor y más efectivamente.

* Escriba mensajes cortos. Haga notas simples, amigables, breves.
Los Correos-e breves son fáciles de leer y de responder.
Diga lo que tiene que decir y deténgase. Escriba lo importante al comienzo del mensaje.

* Haga que sus mensajes sean relevantes para el destinatario.
Concéntrese en la información que necesita el destinatario. Deje clara la acción que necesita como respuesta -si es que la necesita- Si no la necesita, escriba “PSI” (para su información).

* Vaya directamente al punto, evite la redundancia y la repetición.

* Sea “casual” (coloquial).
El Correo-e es un medio oficial, pero informal. Ud. no está necesariamente obligado a usar un estilo “formal”, en particular para comunicaciones internas. Lo que no significa ser poco profesional o desordenado.

Cuide el tono coloquial de sus mensajes cuando trabaje en colaboración con clientes, proveedores o un canal externo.

* Escriba un comentario acertado y preciso en el campo “Asunto”. Hágalo significativo.
Deje que su destinatario se entere de inmediato del objetivo de su mensaje con sólo leer el campo “Asunto”.

Si requiere acción, indíquelo. Use frases como “Se requiere respuesta antes de 5-dic, para el plan de emergencia”, en vez de sólo “plan de emergencia”;
“Favor aprobar antes del 7.05.2007”, en vez de “favor revisar…”;

No envíe mensajes sin “Asunto”. Mucha gente borra aquellos mensajes pensando que pueden ser virus. Y tienen razón.

* No “esconda” el objeto de su correo en el cuerpo del mensaje.
Si necesita respuesta o acción inmediata, indíquelo directamente en el campo “Asunto”.

* Use “Responder” o “Reenviar” incluyendo el historial del mensaje.
Esto asegura que el destinatario sabe a qué le están respondiendo y mantiene la historia del mensaje para futuras referencias.

* Cuando sea posible incluya toda la información pertinente en el cuerpo del mensaje.
Los archivos adjuntos requieren al destinatario más tiempo y trabajo, úselos sólo cuando no sea suficiente una nota o se trate de planillas electrónicas, presentaciones, etc.

* Escriba sus mensajes directamente en el cliente de correo que usa. No use un editor distinto para luego cortar y pegar, ya que eso puede provocar problemas de formato que impidar a su interlocutor leer su mensaje.

* No use pie de firma en sus correos rutinarios o internos.
Esto incrementa el tamaño de sus mensajes y no aporta valor al destinatario.

* Marque su mensaje como confidencial cuando trate temas de esta índole.

* Nunca use el Correo-e para decir algo que no diría en persona.

* No abuse de la palabra “urgente”. Marque sus correos-e como urgentes sólo si necesita respuesta inmediata o dentro de las siguientes horas.

El solo hecho de indicar urgencia no hace a su destinatario más rápido (sobre todo si lo reconocen a Ud. como “Exagerado”).

* Elija bien entre “necesito saber” y “me gustaría saber”.
Envíe mensajes a aquellos que realmente necesitan la información o a quienes deban realizar una acción a propósito.

No lo envíe a personas que no se benefician con la información contenida en el mensaje.
Si desea compartir información, haga que la publiquen en Intranet o junte antecedentes y envíelos en forma semanal.

* Piense antes de “Responder a todos”.

Quite personas del campo “CC”, a no ser que deban conocer su respuesta.

Recibir un mensaje con una lista de destinatarios (larga o corta), no significa que necesariamente deba responder a todos.

Aléjese de la práctica “que quede por escrito”, en una corporación seria, todos trabajan por el mismo objetivo.

* Evite los archivos adjuntos. En ocasiones no hay más remedio que el archivo adjunto, pero eso no significa que deba incluirlo cuando responda o reenvíe ese mensaje.

Si se encuentra trabajando en un grupo que necesita compartir regularmente información contenida en archivos, utilice una carpeta compartida. Así cada quien tendrá acceso siempre a la última versión y no recargará el sistema de correo

* Responda sólo si es necesario.
Evite respuestas como “OK” o “gracias” (piense que si hay quince personas copiadas en el mensaje, podría enviar quince “gracias” innecesariamente).

Responda sólo si necesita confirmar o comprometerse: “Recibí tu correo, revisaré el documento a la brevedad”, por ejemplo.

* Una imagen puede evitar mil palabras... Y una llamada, mil Correos-e…

Prefiera el teléfono para asuntos internos, rápidos y breves, podrá resolver sus problemas con una o dos llamadas.

En ocasiones nos llenamos de Correos-e para comunicarnos con compañeros que se encuentran a dos escritorios de distancia y nos tomamos dos días para atender un asunto que no hubiera tomado ni media hora, de haberlo abordado por teléfono.

* Haga doble chequeo de sus direcciones. Asegúrese de expandir los nombres de destinatarios, antes de enviar su Correo-e y asegúrese que tiene al “Juan Pérez” correcto.

* No envíe archivos adjuntos a nadie que no los espere. Los virus de computadora se propagan justamente usando archivos, por lo que muchas personas no los abren y los borran.

Asimismo, evite abrir mensajes con adjuntos si no conoce al remitente o si no espera que éste le envíe archivos de cualquier tipo.