No more e-mail

Scott Dockter supo que las cosas estaban mal cuando se encontró mandándole correos electrónicos a su asistente sentado a unos pasos de él.

Pero fue más que sus propios hábitos de correspondencia lo que llevó al director ejecutivo de PBD Worldwide Fulfillment Services a implementar los “Viernes sin e-Mail”.

Sospechaba que la sobre dependencia de los e-mail en PBD, que ofrece servicios como administración de Call Center y distribución, estaba perjudicando la productividad y quizás las ventas. Asi es que en julio, instruyó a sus 275 empleados para levantar el teléfono o reunirse en persona cada viernes y reducir así el uso del e-mail el resto del tiempo.

Eso fue difícil de aceptar. Especialmente para el personal más joven y algunos altos ejecutivos. “Encontramos a muchos introvertidos que habían caído en un patrón de comunicación por e-mail -dice Dockter-. Pero en menos de cuatro meses, ese simple instructivo ha redundado en menor tiempo para la solución de problemas, mejor trabajo en equipo y clientes más felices. ”Nuesta relación con PBD es más fuerte” dice Cynthia Fitzpatrick de CrownFinancial Ministries. “Uno no puede conocer a alguien a través del e-mail”.

Aunque la BlackBerry se ha convertido en una pieza esencial del arsenal de los ejecutivos, unos cuantos líderes están tomando medidas para reducir el uso del correo electrónico. El problema no es la distracción que produce el spam o las casillas llenas. Tampoco los potenciales riesgos legales. La preocupación, dicen los analista de empresas y académicos, son los errores de interpretación de los mensajes y lo mucho que el e-mail ha sustituido las conversaciones de trivialidades, que son vitales para el ambiente de trabajo. “Las empresas han subestimado la dimensión social de la comunicación”,dice Daniel Goleman, cuyo nuevo libro, Social Intelligence, analiza la ciencia detrás de las conexiones interpersonales.

Recientes investigaciones sugieren que los peligros del e-mail son en mayores de lo que muchos creen.
Justin Kruger, un profesor de la escuela de negocios de Stern de la Universidad de New York, ha descubierto que apenas un 50% de los usuarios capta bien el tono o énfasis de un e-mail y que la mayoría sobrestima su capacidad para comprender o apoyarse con mensajes adecuadamente. Caritas felices y signos de exclamación sólo agregan otra capa de confusión. Los malentendidos son mayores, cuando el e-mail proviene de un superior, según ha descubierto la profesora de la Universidad de Siracusa, Kristin Byron.

HABITO PERSISTENTE

Aún así, pocas compañías han tratado de abordar el problema del exceso de e-mail. Como destaca la presidente de International Association of Business Communicators, Julie Freeman. La mayoría de las políticas de las empresas “apuntan a proteger el sistema de e-mail más que a ayudarlo a ser un comunicador eficaz”.

Muchas compañías están agregando herramientas de colaboración a como páginas de Internet comunes (wikis). Pero el desafío de hacer que la gente converse se mantiene, especialmente entre los empleados más jóvenes, para quienes lo e-mail o los mensajes de texto se han convertido en el sistema de discusión por defecto.



Estos elementos exigen una revisión de las políticas de uso de correo electrónico. Richard A. Chaifetz, director ejecutivo de ComPsych Corp., una compañía proveedora de asistentes personales con base en Chicago, ha ordenado a sus 350 empleados reducir el uso del e-mail. “Debe usarse para enviar un documento grande que debe leerse, o cuando la comunicación escrita es absolutamente esencial”, dice Chaifetz.

Otros llaman a prohibirlos en situaciones delicadas, como anuncios importantes, despidos, evaluaciones de desempeño, y cualquier forma de crítica.

Otra solución podría provenir del mismo sistema de e-mail, Outlook, que en su versión 2007, incorpora una herramienta que potencia al humilde y aparentemente olvidado teléfono. Los usuarios pueden hacer clic sobre el nombre de sus colegas, ver si está disponible y usar el sistema para llamar directamente.

Aunque la solución de Dockter fue claramente menos tecnológica, ya ha cambiado la cultura de PBD. El uso de e-mail ha caído más de un 80%, mejorando la comunicación y aumentando la interacción uno a uno entre colegas. Los clientes están tan contentos que han comenzado a visitar y telefonear al personal más seguido también. ¿El mayor peligro de esto?... Verse atrapado por la cuenta telefónica…

Diario Financiero (29 de noviembre de 2006)

Cómo hacer un buen currículum

Hoy en día en que el mercado laboral es más competitivo, los postulantes a un trabajo deben entender que el currículo es por excelencia la (su) carta de presentación ante las empresas, por lo que deben invertir dedicación y tiempo suficiente en prepararlo de la mejor manera.

Antiguamente la gente enviaba casi un cuadernillo anillado, con muchas fotocopias y antecedentes de sus trabajos anteriores.

Hoy, la gente se preocupa más de la elaboración de su currículo.

La importancia que ha adquirido el análisis curricular, se debe a que, a diferencia de décadas pasadas, en que la gente ingresaba a trabajar a un lugar y se quedaba allí toda la vida, hoy los cambios y rotación laboral son pan de cada día, lo que por cierto dificulta que una empresa se de el tiempo de entrevistar a todos quienes postulan a formar parte de sus filas.

Es fundamental que al preparar el currículo, no se escriba nada trivial porque, esta estadísticamente probado que como es tanta la gente que postula a un cargo, es casi imposible leer todos los currículos y si es de más de dos páginas, peor.

Por esto, desde el punto de vista de las formalidades, se recomienda que sea escrito en formato “carta”, de no más de dos páginas, que no incluya la foto (a no ser que ud. lo desee) y sobre todo que no se utilicen demasiados estilos distintos de letras. Sólo normal y negritas (si es necesario).

El currículo ideal

Se compone básicamente de cinco secciones, incluyendo el encabezado que debe indicar el nombre, dirección, e-mail y teléfono de contacto.

La primera parte es el resumen general de la experiencia, en términos de profesión, cargo e industria (rubro) en que se ha desempeñado. También se debe incluir las principales responsabilidades que cumplió, junto con describir las competencias, habilidades y características personales que posee frente al trabajo. Esta parte, no debería superar las diez líneas.

Incluir las competencias sirve para demostrar las características personales, que ayudan a diferenciarse de otras personas. Obviamente, no se debe exagerar, porque todo lo que esté allí escrito, se comprueba con las entrevistas y tests personales que se realizan.

La segunda parte es la descripción de la experiencia laboral. Se parte desde el trabajo más reciente hacia atrás, de manera tal, que en la primera página esté el encabezado, el resumen y parte del detalle del último trabajo del postulante.

El gran cambio en los actuales currículos es que no se deben mencionar las funciones específicas en los empleos anteriores, si no que deben describirse los logros que se hayan alcanzado en dichos cargos. Por ejemplo, un aumento en participación de mercado de su antigüa empresa luego de lanzar un producto nuevo.

A medida que “se va alejando” de su último trabajo, es recomendable, eso sí, insertar el nombre y cargo porque el peso de eso logros es menos relevante.

Esde cir, en el caso de los jóvenes sí, porque no existe mucha experiencia, pero un postulante con más de quince años trabajando, debe contrentrar su esfuerzo en los últimos diez años, no más.

Luego es el turno de los estudios formales, donde básicamente se debe escribir los estudios universitarios, post grados y sólo en algunos casos colocar el establecimiento de enseñanza media, para finalizar con la sección “otros antecedentes”, donde puede incluir estado civil, cantidad de hijos, fecha de nacimiento, dominio de idiomas e incluso hobbies, deportes o grupos sociales a los que pertenece.

La tendencia actual entre las empresas es buscar gente más integral, con una gama más amplia de intereses, como la práctica de deportes o hobbies, porque ser capaz de organizar el tiempo entre trabajar y hacer otro tipo de actividad es un plus que las compañías valoran.